事情太多總是忙不完?學會這幾招你也可以成為時間管理大師

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你是不是常常覺得事情很多,時間總是不夠用;夢想能夠Work Life Balance,但工作多到必須時常加班到深夜,現代人生活忙碌,學習時間管理方法一直是工作者的課題之一。市面上也有許多學習時間管理的書籍,但即便把書看完了,也不一定能內化成自己的習慣,並長久的執行。

     小白現在負責微軟消費通路的Office、Windows產品規劃 、還必須兼任通路行銷,再加上想要接觸更多千禧世代消費者而經營的工作生活家社群,居然還有時間斜槓教寫作與開談判課。難道小白一天是有48小時嗎?就讓小白來分享他的時間管理技巧,把每一件事都優雅地完成吧!

 

別總是羨慕別人,好好運用時間才是王道

 

每個人都有適合自己的管理時間法

 

     每個人的生活習慣都不一樣,對於時間的分配也會有所差異。有些人喜歡把事情累積到截止期限前,才將所有工作一次完成,像擠番茄醬一樣;但有些人喜歡按部就班,將事情都一一排好,再加上番茄鐘督促自己必須專注,務必在安排好的時間內完成任務。我們不需要勉強自己去套用別人的作法,做自己時間的主人,找到最適合自己的方式,自己舒服的方法才有可能內化成習慣,出手就是最省時省力的作法,不需要時時提醒自己必須提高工作效率。

你缺乏的不是時間而是動機

 

     你是不是想要減肥,但沒時間運動;想要上進卻沒時間讀書?請想一想是真的沒有時間嗎?還是你根本不喜歡運動或讀書?只是覺得應該做,但沒有動機做的事,不會成為行事曆的優先事項,就會被其他非做不可的事排擠,未必每件應該做事情都是自己喜歡的事。但你可以把它變成喜歡的樣子,舉例來說,我應該要運動,但我不喜歡運動,於是把運動和我的最愛閱讀相結合,每天早上在室內飛輪機上一邊運動,一邊看電子書,只要想看書就必須要踩飛輪,漸漸地變成了每天的習慣,就不會想要偷懶了。推薦可以看《原子習慣》這本書,讓一個小小的改變成為你的習慣,因此,你需要管理的是事情,而非時間。

面對突如其來地工作別慌張

 

開啟你的談判思維,學習Say NO!

 

在職場上總會被動接到突如其來,打亂時間表的緊急事項,例如主管下班前30分鐘要求你參加會議,同事在年度計畫會議前一天才要求你要補充更多的資料,你工作的時間因此被壓縮,原本正在進行的工作被迫要往後延,你心中很怨嘆,覺得自己無法拒絕,於是做著心不甘情不願的事,嘴巴不斷在抱怨,其實你可以不必那麼心酸。「要求」是一個關鍵詞,工作者只要聽到他人提出要求,就要立刻打開談判開關。

協助對方思考任務背後的目的

 

在同意執行不在計畫之內的任務之前,一定要先問明白「為何需要我?」舉例來說,上班族常被各式各樣的會議淹沒,理所當然地坐在會議桌前滑手機,問他為什麼不專心開會,他說:「這個會議又不甘我的事,我只是來做人形立牌。」既然如此為何要浪費時間呢?關在會議室裡的時間拿來做要緊的事,不就可以不要加班了嗎?當你收到會議通知時,不要像機器人一樣按接受,看一下會議邀請中有沒有明確的會議目的與議程,如果沒有要主動跟會議召集人詢問,若議程跟你半毛錢關係也沒有,那就要請召集人說明你在會議中要扮演甚麼角色,可以貢獻甚麼,當召集人嗯嗯啊啊回答不出所以然,你就知道他只是無腦發出邀請,所以你也不需要在他的身上浪費寶貴的生命。

還有啊,不要人家甩鍋,你就默默地收起來,久而久之你的職場標籤會是#好操耐用,成了一個苦情工具人,當他人要求你救火時,就算那個人是主管,你都要把談判開關打開,要人、要資源、爭取更多的時間,這是一種訓練,養成隨時盤點完成專案,需要哪些資源的習慣,針對不足之處提出要求,這樣做不是難搞,反而能幫助組織更有效率完成任務,畢竟每個地方都需要至少有一個腦子清楚的人啊。

善用時間管理的工具

 

千萬不要相信自己的記憶力,事情總是會突如其來地蹦出來,人類沒有辦法完全記住每一件事。我們可以透過一些小工具來提醒自己,今天有哪些事要做、哪些事要完成以及哪些會議要參與等等。善用時間管理工具,讓我們可以更有效率地完成事情。

  1. Outlook 

我會利用Outlook內的Calender功能,把工作上的大小是作為核心,也會加上私事,讓自己能在繁雜的代辦事項中整理思緒,好好安排一周行程,甚至是一個月的規畫表。透過Microsoft 365,Outlook可以跨裝置使用,讓我隨時隨地都可以用手機或是電腦,帶著行事曆到處走,行程如何安排,了解有那些代辦事項尚未完成。

每天有許多大大小小的會議,建議大家可以透過利用Outlook Calender,看看是否能善加利用會議空檔,利用瑣碎時間來查資料或是看書,吸取新知識。

        2.  OneNote

OneNote是筆記本工具,像我在執行專案時,由於專案管理有脈絡,我就會分門別類的紀錄在OneNote,了解專案的規劃進度。

時間不是片段,而是線性,把每天發生的事情記錄下來,並串在一起,日後可以更清楚的知道之前做了哪些事、專案進度到哪。

結語:做事之前先思考目的,善用時間管理工具,人人都是時間管理大師。

時間管理其實不難,只要把主動該完成的事情變成你喜歡的事情,你就會有動力做好;而被動、被要求的事情,就開啟你的談判腦,為自己爭取時間與條件,以呈現最好的工作成果。

若當你還在深思適合自己的時間管理方法時,取決你適合蕃茄鐘或番茄醬工作法,在於這件事上你有沒有經驗,你熟不熟悉,有沒有自信可以自己完成。若不能一個人完成,就需要做專案管理,將事情按部就班,排列好工作優先順序,才能事半功倍。

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