小白現在負責微軟消費通路的Office、Windows產品規劃 、還必須兼任通路行銷，再加上想要接觸更多千禧世代消費者而經營的工作生活家社群，居然還有時間斜槓教寫作與開談判課。難道小白一天是有48小時嗎？就讓小白來分享他的時間管理技巧，把每一件事都優雅地完成吧！
別總是羨慕別人，好好運用時間才是王道
每個人都有適合自己的管理時間法
每個人的生活習慣都不一樣，對於時間的分配也會有所差異。有些人喜歡把事情累積到截止期限前，才將所有工作一次完成，像擠番茄醬一樣；但有些人喜歡按部就班，將事情都一一排好，再加上番茄鐘督促自己必須專注，務必在安排好的時間內完成任務。我們不需要勉強自己去套用別人的作法，做自己時間的主人，找到最適合自己的方式，自己舒服的方法才有可能內化成習慣，出手就是最省時省力的作法，不需要時時提醒自己必須提高工作效率。
你缺乏的不是時間而是動機
你是不是想要減肥，但沒時間運動；想要上進卻沒時間讀書？請想一想是真的沒有時間嗎？還是你根本不喜歡運動或讀書？只是覺得應該做，但沒有動機做的事，不會成為行事曆的優先事項，就會被其他非做不可的事排擠，未必每件應該做事情都是自己喜歡的事。但你可以把它變成喜歡的樣子，舉例來說，我應該要運動，但我不喜歡運動，於是把運動和我的最愛閱讀相結合，每天早上在室內飛輪機上一邊運動，一邊看電子書，只要想看書就必須要踩飛輪，漸漸地變成了每天的習慣，就不會想要偷懶了。推薦可以看《原子習慣》這本書，讓一個小小的改變成為你的習慣，因此，你需要管理的是事情，而非時間。
面對突如其來地工作別慌張
開啟你的談判思維，學習Say NO！
在職場上總會被動接到突如其來，打亂時間表的緊急事項，例如主管下班前30分鐘要求你參加會議，同事在年度計畫會議前一天才要求你要補充更多的資料，你工作的時間因此被壓縮，原本正在進行的工作被迫要往後延，你心中很怨嘆，覺得自己無法拒絕，於是做著心不甘情不願的事，嘴巴不斷在抱怨，其實你可以不必那麼心酸。「要求」是一個關鍵詞，工作者只要聽到他人提出要求，就要立刻打開談判開關。
協助對方思考任務背後的目的
在同意執行不在計畫之內的任務之前，一定要先問明白「為何需要我？」舉例來說，上班族常被各式各樣的會議淹沒，理所當然地坐在會議桌前滑手機，問他為什麼不專心開會，他說：「這個會議又不甘我的事，我只是來做人形立牌。」既然如此為何要浪費時間呢？關在會議室裡的時間拿來做要緊的事，不就可以不要加班了嗎？當你收到會議通知時，不要像機器人一樣按接受，看一下會議邀請中有沒有明確的會議目的與議程，如果沒有要主動跟會議召集人詢問，若議程跟你半毛錢關係也沒有，那就要請召集人說明你在會議中要扮演甚麼角色，可以貢獻甚麼，當召集人嗯嗯啊啊回答不出所以然，你就知道他只是無腦發出邀請，所以你也不需要在他的身上浪費寶貴的生命。
還有啊，不要人家甩鍋，你就默默地收起來，久而久之你的職場標籤會是#好操耐用，成了一個苦情工具人，當他人要求你救火時，就算那個人是主管，你都要把談判開關打開，要人、要資源、爭取更多的時間，這是一種訓練，養成隨時盤點完成專案，需要哪些資源的習慣，針對不足之處提出要求，這樣做不是難搞，反而能幫助組織更有效率完成任務，畢竟每個地方都需要至少有一個腦子清楚的人啊。
善用時間管理的工具
千萬不要相信自己的記憶力，事情總是會突如其來地蹦出來，人類沒有辦法完全記住每一件事。我們可以透過一些小工具來提醒自己，今天有哪些事要做、哪些事要完成以及哪些會議要參與等等。善用時間管理工具，讓我們可以更有效率地完成事情。
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Outlook
我會利用Outlook內的Calender功能，把工作上的大小是作為核心，也會加上私事，讓自己能在繁雜的代辦事項中整理思緒，好好安排一周行程，甚至是一個月的規畫表。透過Microsoft 365，Outlook可以跨裝置使用，讓我隨時隨地都可以用手機或是電腦，帶著行事曆到處走，行程如何安排，了解有那些代辦事項尚未完成。
每天有許多大大小小的會議，建議大家可以透過利用Outlook Calender，看看是否能善加利用會議空檔，利用瑣碎時間來查資料或是看書，吸取新知識。
2. OneNote
OneNote是筆記本工具，像我在執行專案時，由於專案管理有脈絡，我就會分門別類的紀錄在OneNote，了解專案的規劃進度。
時間不是片段，而是線性，把每天發生的事情記錄下來，並串在一起，日後可以更清楚的知道之前做了哪些事、專案進度到哪。
結語：做事之前先思考目的，善用時間管理工具，人人都是時間管理大師。
時間管理其實不難，只要把主動該完成的事情變成你喜歡的事情，你就會有動力做好；而被動、被要求的事情，就開啟你的談判腦，為自己爭取時間與條件，以呈現最好的工作成果。
若當你還在深思適合自己的時間管理方法時，取決你適合蕃茄鐘或番茄醬工作法，在於這件事上你有沒有經驗，你熟不熟悉，有沒有自信可以自己完成。若不能一個人完成，就需要做專案管理，將事情按部就班，排列好工作優先順序，才能事半功倍。
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