混合辦公趨勢下,一定要知道的遠距工作管理三大心法

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新冠疫情雖然趨緩,但在辦公室朝九晚五的工作型態已經回不去了,許多企業因應時勢宣布更彈性、靈活的政策,讓員工能夠在遠距或辦公室兩個場所間自由選擇,混合辦公模式(Hybrid Work)將成為新常態。微軟最新發佈的工作趨勢指數報告(Work Trend Index),調查,顯示員工一方面期待能夠有與團隊面對面協作的機會,卻又同時希望保持遠距工作的彈性。

但並非每個工作者都能熱烈擁抱混合辦公,在分享混合辦公理念的活動哩,我發現管理職比專業職的工作者,更希望花更多的時間在辦公室裡,受限於舊式管理的迷思,主管看不到員工就沒有安全感,先入為主認定不見面就無法完成任務,也不可能創造團隊歸屬感與向心力。既然遠距工作的浪潮擋不住,與其擔心、害怕不在辦公室的員工偷懶打混,不如來聽聽與遠距團隊協作 14 年,領導虛擬與遠距工作團隊超過 5 年的我,分享在疫後混合辦公潮流下的團隊管理心法。

心法一:改變思維,從傳統管理到數位時代管理,確立目標導向的工作模式

傳統的管理思維,把員工當生產工具

最近很多主管階級的朋友跟我抱怨,遠距工作看不到員工,不知道他們在幹嘛,內心深處都很糾結,不知道他們是不是在偷懶,恨不得員工家裝上攝影機,這樣的想法其實你已經把員工當成囚犯了,而你變成了一個獄卒,這樣的傳統管理方法,已經過時,是工業時代工廠管理時的思維,把人限制在一個空間裡,一段固定的時間,做非常機械化的工作,員工只是你的生產工具。

尊重員工特性,以成果目標為導向

但進入資訊時代之後,只要有一台電腦以及網路,任何時間與地點都可以工作,衡量工作成效是用最終產出的結果,而不是員工在辦公室裡待了多久時間,辦公桌並不是生產線,現代管理必須轉換觀念,尊重每個人不同特性,有些人是晨型人,也有些人是夜貓子,管理者也能夠讓員工選擇,在是最有創造力、最有想法、最有效率的環境與時間工作。

舉例來說,如果我今天需要做計劃,需要非常專注,我會選擇留在家裡,避免人際來往的干擾。當我今天做的事是需要大家共同協力、互相討論激發創意,或者是必須要發揮見面三分情的效應,讓對方點頭贊同提案,我就會到公司上班,所以混合辦公是一種讓員工保持彈性,以便更有效率完成任務的工作方式,微軟的混合辦公守則第一頁將混合辦公的優點寫得非常到位Where and When You Work Best.

心法二:信任員工、賦能團隊

主管不信任員工,就會懷疑他會在監控不到的時間與地點趁機偷懶,根本的解決方案不應該是招募會偷雞摸狗的員工,然後再花無數的時間與心力去防堵,一開始就應該選擇信任他會自律的團隊成員,相信他有能力可以自動自發完成任務,主管不需要像父母、老師或警察跟在一旁緊迫盯人,主管應該要做的是「賦能」,提供員

工完成任務需要到位的資源,包含資金、人脈、知識與適時的引導。當領導者能夠給予團隊足夠的信任、足夠的授權與足夠的支持,遠距將不再是個問題,員工不用將時間浪費在通勤上,能夠兼顧工作與家庭,對工作的滿意度提高,快樂的員工工作更有效率,組織也能夠更穩健的完成業績目標。

心法三:精煉思考,做有效溝通

很多人認為遠距工作溝通效率不彰,連帶還會影響工作進度,沒辦法像在辦公室一樣,把人叫到面前來就完成任務交付。但請想一想,你是交代了任務沒錯,但團隊充分理解了嗎?讓團隊動起來,不管見不見面,都不是一件輕鬆的事啊。

交辦任務時前主管要深思熟慮,目標是什麼,應該如何去執行,期望要有什麼樣的結果,要先能說服自己才能說服團隊,在遠距的情境,主管可以藉機訓練自己養成批判性思考的慣性,不要想到甚麼就張嘴叫人去做,而是要求自己先整理清楚思緒後再進行溝通。領導者要先願意花時間想清楚目標、待解決的問題、資源如何分配、成效如何衡量,才跟團隊溝通討論,因為目標與行動方案都很清晰,讓團隊知道為誰而戰,為何而戰,溝通的過程會更有效率。

想到甚麼就做甚麼還有另外一個缺點,無法確實追蹤與落實,讓團隊總為了老闆一時的好惡做虛工。我的工作習慣是就算只是口頭跟人討論一件事,一定會寄一封e-mail把剛剛討論的事項做摘要,進一步確認正確性,同時附上明確的行動呼籲,把要做什麼事,應該

要發生的時間,預期的成果都列下來,這對自己以及對對方都是一個尊重,也是展現當責的態度。

心法四:真心對待團隊,創造歸屬感

Daniel H. Pink的《未來在等待的人才》這本書提到未來的人才需要更多的右腦技巧,未來將會變成更重視創新、同理心,與整合力的感性時代。歸屬感並不是要真正見面才會有的

,有些人就算是每天見面,但他看到你總是一張撲克臉,真心換他人的無情,心靈距離並無法因為拉近物理距離而更靠近。

讓團隊有歸屬感,不是每天聚在一起吃吃喝喝就辦得到,主管必須真心對團隊成員感興趣,真心地關心每一個人,希望大家每天工作都能感到幸福與滿足,就算在遠距也可以適時用通訊軟體關懷對方,在會議開始前的Small talk,問問彼此的現況,有沒有碰到什麼問題需要幫忙,把焦點放在他人身上,花時間關心別人,不需刻意,而是要真實的融入到每天的工作當中,大家都互相支持彼此所扮演的各種角色,讓所有人變得更好。

📜總結:把握好「任務導向」、「信任賦能」、「有效溝通」與「創造歸屬感」,遠距工作仍能帶領團隊走向兼具品質與效率的工作成果。

你也需要透過遠距溝通來管理團隊嗎?你有其他更好的辦法來有效降低溝通成本嗎?歡迎到我們的社團工作生活家跟新世代工作者們分享你在遠距所遇到的困難或是你的遠距管理心法!

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